Organigrama: qué es y para qué sirve en un empresa

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Un organigrama visualiza claramente la estructura interna de una organización o empresa. Los empleados y sus puestos están representados por cuadros u otras formas que pueden incluir fotografías, información de contacto, dirección de correo electrónico, enlaces a sitios web, íconos e ilustraciones. Esto proporciona una representación visual clara de la jerarquía interna, lo que te permite ver qué roles desempeñan los diferentes empleados, puestos y departamentos dentro de una empresa en particular.

Organigrama significa diagrama de organización. Este tipo de diagrama también se conoce como plan organizacional, organigrama, plan de estructura o plan de puestos. La mejor manera de crear organigramas es con un software adecuado para crear y gestionar.

Historia del organigrama

En 1855, el director ferroviario Daniel McCallum (1815-1878) diseñó lo que se cree que es el primer organigrama moderno. Era un diagrama ilustrado del entonces ferrocarril de Nueva York y Erie. El organigrama fue elaborado por el dibujante e ingeniero George Holt Henshaw (1831–1891). Nacido en Escocia, McCallum también fue un general de división de la Unión en la Guerra Civil. Henshaw, que vino de Canadá, trabajó para empresas de abastecimiento de agua y ferrocarriles en Canadá, Estados Unidos y Dinamarca.

Pasarían otros 50 o 60 años hasta que se estableciera el término “organigrama”. El ingeniero consultor Willard C. Brinton utilizó el término original en inglés en su obra de 1914 “Métodos gráficos para presentar hechos”. Destacó la utilidad de estos diagramas y abogó por su mayor uso. Sin embargo, se utilizaron principalmente sólo en los círculos de ingeniería hasta la década de 1920, cuando gradualmente encontraron aplicación en el mundo empresarial.

Tipos de organigramas

¿Qué formato se recomienda para los organigramas? Los expertos en RR.HH. de Kairos, recomiendan que, dependiendo de tus necesidades y la naturaleza de tu negocio, los formatos menos tradicionales pueden ser adecuados para ti. Los organigramas se pueden dividir en tres categorías principales: organigramas jerárquicos, organigramas matriciales y organigramas planos.

  1. Organigrama jerárquico: Este es el tipo de organigrama más común, por lo que se ha vuelto común el término diagrama de jerarquía. En una jerarquía, un grupo o persona está en la cima mientras que otros con menos autoridad se presentan como subordinados, creando una estructura similar a una pirámide. En el caso de una monarquía, por ejemplo, el rey o la reina estaría en la cima, mientras que en el caso de una organización el director ejecutivo estaría en la cima. Dentro de una jerarquía, los miembros individuales suelen comunicarse con la persona a la que están subordinados o con todas las personas a las que son superiores.
  2. Organigrama matricial: este tipo de organigrama generalmente solo se usa en los casos en que las personas tienen más de un gerente. Por ejemplo, en una empresa puede haber un equipo de diseñadores gráficos, todos los cuales dependen del diseñador gráfico principal. Los diseñadores gráficos también trabajan en otros proyectos, probablemente dirigidos por un director de proyecto independiente. En este caso, los diseñadores gráficos tienen dos responsables.
  3. Organigrama plano: a veces denominado organigrama horizontal, este tipo representa pocos o ningún nivel intermedio de gestión y normalmente consta de dos niveles: gerentes y empleados. En estas empresas, los empleados reciben un nivel de responsabilidad especialmente alto, de modo que, por ejemplo, participan directamente en decisiones importantes.

Las relaciones dentro de un diagrama a veces se denominan relaciones de línea u organización de línea (o cadena de mando). Muestran a los superiores y sus empleados subordinados, así como a las relaciones laterales, es decir, empleados del mismo nivel o con el mismo nivel de responsabilidad. Al representar las relaciones entre líneas, las líneas continuas muestran las principales líneas de autoridad dentro de la empresa, es decir, quién ocupa qué puesto. Líneas punteadas por otro lado, ilustran líneas secundarias de autoridad. No existen reglas o pautas estrictas con respecto a los símbolos y líneas utilizados en los organigramas. Lo único importante es que las relaciones y contextos formales se presenten de forma precisa y comprensible.

Pros y contras de los diferentes tipos de organigramas

Las diferentes formas en que se organizan estos diagramas tienen ventajas y desventajas. Estos se pueden resumir esencialmente de la siguiente manera:

  • En el caso de una organización jerárquica, vertical y de arriba hacia abajo, las líneas de autoridad y comunicación deben ser claras. Un buen ejemplo de esto sería la organización dentro de un ejército. Por ejemplo, en el mundo empresarial, los directores ejecutivos y otros miembros de la junta directiva estarían en la cima, seguidos por la alta dirección, los mandos intermedios, los líderes de equipo y los miembros del equipo. Esta estructura, por un lado, garantiza claridad, visión de conjunto y estabilidad, pero, por otro, puede conducir a una cierta rigidez, de modo que una empresa se queda estancada en estructuras familiares y no puede ofrecer la flexibilidad necesaria en algunas situaciones. Un gran número de niveles administrativos también puede dar lugar a una organización empresarial inflada.
  • En una organización matricial, las relaciones interdepartamentales pueden ser más colaborativas, lo que conduce a una mayor productividad. Sin embargo, cuando los empleados son responsables ante varios departamentos o supervisores, también pueden surgir alianzas adversas o conflictos de intereses.
  • En una estructura plana y horizontal apenas existen niveles directivos, pero sí están representadas las relaciones entre el nivel directivo y los empleados. Este tipo de estructura se utiliza principalmente en pequeñas empresas y organizaciones; Sin embargo, en general se desaconseja su uso en las grandes empresas. Si bien los empleados pueden valorar más el trabajo en equipo y sentirse más independientes, cuantas menos personas participen en un proyecto, más conflictos pueden surgir.

Aplicaciones de organigramas

¿Cómo se pueden utilizar los organigramas de forma óptima? Independientemente del diseño que elija, los organigramas son extremadamente útiles para mostrar las relaciones y conexiones internas dentro de una empresa y garantizar que todos los empleados puedan comunicar información de manera efectiva.

Puedes utilizar organigramas para los siguientes fines:

  • Comunicación dentro de una empresa, especialmente con los superiores. Por ejemplo, es importante que los empleados sepan quién es su jefe y que se conozcan entre sí. Para ello, se recomienda agregar fotografías de los empleados para poder vincular los nombres con las caras.
  • Reestructuración, como cuando los empleados cambian su rol dentro de la empresa para garantizar que sus habilidades se utilicen de manera óptima.
  • Planificación de la fuerza laboral, por ejemplo, al elaborar los detalles de una nueva iniciativa de contratación.
  • Planificación de recursos, por ejemplo minimizando ineficiencias mediante la reorganización de roles y tareas.
  • Genealogía, ya que los árboles genealógicos en definitiva no son más que organigramas. Puede agregar fotografías, fechas de nacimiento y muerte y enlaces a otra información relevante sobre cada persona.

Consejos para diseñar visualmente organigramas

En principio, en lo que respecta a los organigramas, apenas existen reglas estrictas y estrictas, por lo que se permiten todos los elementos visuales que transmitan información.

  • Las fotos pueden ayudar a los usuarios a conocerse y presentarse utilizando los nombres de los demás.
  • Diferentes formas y/o colores son útiles para representar departamentos, grupos de trabajo, niveles profesionales y otra información separados.
  • Los logotipos o íconos de la empresa le permiten personalizar sus gráficos para que coincidan con tu identidad de marca.
  • Las animaciones de PowerPoint dan vida a tus presentaciones, haciéndolas más interesantes a medida que amplías diferentes áreas de tus diagramas.
  • Las formas 3D crean diagramas más claros que literalmente destacan.

Límites de los organigramas

  • Pueden perder rápidamente su relevancia, especialmente en el caso de empresas con una alta rotación de empleados. Los gráficos que están en línea son más fáciles de actualizar, es decir, los gráficos que solo están disponibles en forma impresa, pero los gráficos que están en línea también deben revisarse periódicamente y actualizarse según sea necesario. En este contexto, es una buena idea aprovechar los documentos editables en línea, así como las funciones de automatización para que los organigramas se actualicen automáticamente, por ejemplo, cuando los empleados dejan la empresa o se incorpora nuevo personal.
  • Sólo representan relaciones formales, ignorando las relaciones informales y sociales que juegan un papel extremadamente importante dentro de una empresa.
  • No proporcionan ninguna información sobre el estilo de gestión dentro de la empresa. Aunque los organigramas muestran quién ocupa qué puesto de liderazgo, no muestran cómo se ejerce esa autoridad.
  • Los organigramas, que están estrechamente relacionados con los organigramas, pueden ser una mejor opción para usted si desea revelar o ilustrar otras relaciones o conexiones entre empleados y departamentos.

Cómo planificar y crear un organigrama

  1. Define el alcance y propósito de tu organigrama. Por ejemplo, ¿quieres crear una especie de guía de «quién es quién»? En este caso, debe proporcionar fotografías e información de contacto (incluidas direcciones de correo electrónico). ¿Estás creando un diagrama de toda su empresa o solo de un departamento o grupo de trabajo? ¿Quizás necesitas algo más que un gráfico? Piensa en cómo puede implementar tu objetivo de manera más significativa.
  2. Reúne la información relevante. Es posible que ya tengas una lista de empleados que puedes utilizar como base para tu diagrama, o un organigrama desactualizado que aún podría brindarte un buen punto de partida. No olvides recopilar datos de contacto, fotografías y otra información relevante. Es posible que debas buscar otros recursos que te permitan presentar la cadena de mando interna de la empresa de una manera comprensible.
  3. Considera qué plataforma utilizarás para crear tu gráfico y cómo lo compartirá con otros. Elige una plataforma potente e intuitiva que facilite la creación de diagramas profesionales y tu publicación en línea.
  4. Asegúrate de poder realizar cambios fácilmente en el gráfico en el futuro. Como ya se mencionó, la mayoría de las empresas se caracterizan por el cambio constante. Precisamente por eso necesitas un método eficaz para realizar cambios.

Más consejos sobre organigramas

  • Para empezar, intenta dividir tu organigrama en unidades manejables. Esto te facilita asegurarte de que toda la información sea coherente y fluya al nivel más alto de la empresa. Puedes delinear diferentes áreas dentro de tu diagrama usando las siguientes categorías: departamento, equipo, unidad, proyecto, ubicación.
  • Es una buena idea completar el diagrama proporcionando detalles sobre las personas o departamentos relevantes. Al agregar información de contacto, ubicación y otras notas, ayudas a garantizar una organización óptima y a evitar la incertidumbre sobre las funciones y responsabilidades de las personas.
  • Puedes utilizar colores o formas para identificar grupos específicos o etapas profesionales.
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